[artykuł sponsorowany]
W dniu 4 maja 2019 roku weszły w życie kolejne przepisy dostosowujące nasze prawodawstwo do wymagań unijnej dyrektywy o RODO. Zmian jest bardzo dużo i pozornie wydają się nie być kłopotliwe. Jednak, jeśli zaczniemy bliżej im się przyglądać, okazuje się, że zaczynają przysparzać sporo problemów w różnych dziedzinach.
Jak nowe przepisy wpłynęły na proces rekrutacji?
Zgodnie z nowymi przepisami, od 4 maja 2019 roku pracodawca może zażądać udokumentowania danych osobowych kandydata do pracy tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. To teoretycznie mała zmiana, niosąca za sobą jednak większe ograniczenia. Poniżej znajduje się zestawienie danych, które może pozyskać pracodawca od kandydata do pracy:
- imię (imiona) i nazwisko
- data urodzenia
- dane kontaktowe, wskazane przez kandydata
- wykształcenie
- kwalifikacje zawodowe
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia
Co niezmiernie istotne, dane o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia można żądać tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Jeżeli natomiast pracodawca zatrudnił już daną osobę, może dodatkowo poza wymienionymi wyżej danymi żądać podania:
- adresu zamieszkania
- numeru PESEL (w przypadku braku – rodzaj i numer dokumentu tożsamości)
- innych danych osobowych pracownika, członków jego najbliższej rodziny oraz dzieci, jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy
- numeru rachunku płatniczego, gdy pracownik nie złożył wniosku o wypłatę do rąk własnych
Czy zatem przyszły pracodawca może żądać od kandydata okazania przykładowo wyciągu z indeksu?
Niejednemu przedsiębiorstwu zależy na tym, by przyszły kandydat do pracy wybierał w trakcie nauki konkretne przedmioty lub zajęcia i zaliczył z nich egzaminy. Dotychczas taka sytuacja bardzo ułatwiała przyszłemu pracodawcy ocenę przydatności konkretnego kandydata do pracy. Ponadto, pracodawcy mogli wręcz sugerować uczniom czy studentom kierunki i przedmioty, które będą dla nich pożądane.
By z kolei taką konkretną wiedzą pozyskać od kandydata, pracodawcy do tej pory mogli zażądać przedstawienia wyciągu z indeksu czy odpisu świadectwa ukończenia szkoły z wypisanymi przedmiotami i zaliczeniami. Obecnie, kandydat do pracy może przedstawić tylko zaświadczenie o ukończeniu studiów czy innej szkoły i jest ono wystarczającym dokumentem w kwestii wykształcenia. Pracodawca nie może żądać przedstawienia innych dokumentów czy odpisów. Tym niemniej, kandydat do pracy może takie dokumenty przedstawić samodzielnie.
Problem ten najboleśniej odczują przedsiębiorstwa, które szukają konkretnych specjalistów ze szczególnymi umiejętnościami. Zatem mowa tu o informatykach, prawnikach oraz absolwentach kierunków technicznych.
Czy są jakieś wątpliwości interpretacyjne w tym zakresie?
Interpretacja ograniczających zapisów jest dość jednoznaczna. W procesie rekrutacji, w zakresie ochrony danych osobowych, obowiązuje zasada, iż od kandydata do pracy należy żądać tylko tyle informacji, aby możliwe było spełnienie celu ich pozyskiwania. Zatem, jeśli naszym celem jest potwierdzenie wykształcenia kandydata, wystarczającym dokumentem będzie zaświadczenie o ukończeniu studiów czy też szkoły. Dokumentować powinno się fakt ukończenia, a nie przebieg nauki czy studiów. Oczywiście, kandydat może dobrowolnie takie informacje przekazać.
Co w sytuacji, gdy kandydat nie chce przekazać dodatkowych szczegółów w kwestii swego wykształcenia?
Zgodnie z obecnie obowiązującym prawem, przyszły pracodawca nie może żądać od kandydata okazania niczego poza zaświadczeniem o ukończeniu nauki czy studiów. Kandydat zaś może sam te informacje przekazać. Jednak nie zawsze będzie to w jego interesie. Może mieć przykładowo niezaliczone pewne przedmioty, istotne dla pracodawcy. Jednak wówczas pracodawca jest bezsilny, dodatkowo nie może on z tego powodu odrzucić oferty kandydata.
Przedsiębiorstwo w procesie rekrutacyjnym nie może też uznać, że zaliczenie konkretnych zajęć w trakcie studiów czy nauki świadczy o pozyskaniu kwalifikacji zawodowych, których udokumentowania pracodawca może żądać. W przypadku bowiem kwalifikacji zawodowych chodzi o umiejętności pozyskane przez kandydata w toku pracy zawodowej, a nie na etapie zdobywania doświadczenia.
A jak to zaostrzenie przepisów odnosi się do informacji o przebiegu kariery zawodowej?
Zgodnie z najnowszymi przepisami, pracodawca może żądać od kandydata udokumentowania informacji tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Dla pracodawców ma to istotne znaczenie, gdyż przed zatrudnieniem danej osoby pragną poznać nie tylko dotychczasowe miejsca pracy i czas angażu, ale także bardziej szczegółowe dane. I zgodnie z najnowszymi interpretacjami, będą mogli ich żądać.
W przypadku bowiem wykształcenia, należy udokumentować sam fakt zakończenia danego poziomu edukacji. Z kolei przebieg dotychczasowego zatrudniania nie jest już tak jednoznaczny. Z samej wykładni językowej tego pojęcia wynika, iż dopuszczalne jest pozyskiwanie danych nie tylko o formie dotychczasowego zatrudnienia i zajmowanym stanowisku. To wszystko jednak zależy od charakteru stanowiska, na które poszukujemy kandydata.
Jakich informacji o przebiegu kariery zawodowej może zażądać przyszły pracodawca?
Jeżeli przykładowo pracodawca poszukuje osoby do realizacji konkretnych projektów, to może pozyskiwać od kandydata informacje o rodzaju takich przedsięwzięć prowadzonych dotychczas. Oczywiście bez podawania szczegółów dotyczących poprzednich pracodawców i w poszanowaniu tajemnicy przedsiębiorstwa. W tym przypadku jednak przyszły pracodawca musi mieć świadomość, iż nie wszystkie informacje da się udokumentować.
Podsumowując, nowe przepisy stanowią dziś wyzwanie dla pracodawców. Muszą oni bowiem zweryfikować dotychczasowe swoje procedury prowadzenia rekrutacji i wymogów dokumentacyjnych, pod kątem przestrzegania nowych przepisów, obowiązujących od 4 maja 2019 roku.
Jako portal Szukampracy.pl, specjalnie dla pracodawców przygotowaliśmy specjalne rozwiązania w celu bezproblemowego dodawania ogłoszeń o pracy
