W dobie internetu coraz rzadziej korzystamy z tradycyjnej możliwości wysyłania listów. Elektroniczne wiadomości docierają przecież szybciej. Obecnie liczy się czas, wiadomość musi więc dotrzeć do adresata natychmiast. Są jednak sytuacje, które nieodłącznie wiążą się wysyłaniem i otrzymywaniem papierowej korespondencji. Warto więc przypomnieć sobie w jaki sposób prawidłowo zaadresować kopertę, aby list dotarł bez przeszkód do adresata.
Najistotniejszy element: dane adresata
Adresując kopertę, którą zamierzamy wysłać, należy przede wszystkim wpisać dane adresata:
- imię i nazwisko, poprzedzone zwrotem grzecznościowym, np. Sz. P lub W. P. (lub nazwę instytucji, bez zwrotu grzecznościowego),
- adres zamieszkania, dokładnie określający ulicę, numer domu i numer mieszkania,
- miejscowość zamieszkania wraz z kodem pocztowym, dzięki któremu przesyłka zostanie sprawnie posortowana i trafi do odpowiedniego transportu
- nazwę kraju, w którym zamieszkuje adresat, jeżeli wysyłamy list za granicę
Adresując list, który przemierzy krajowe drogi, możemy dopisać nazwę województwa.
Estetyka na kopercie – konieczna czy mile widziana?
Wysyłając tradycyjny list w formie papierowej, najczęściej mamy do czynienia ze sprawami urzędowymi, życzeniami świątecznymi dla dalekiej rodziny lub z romantycznym pomysłem na wyznanie uczuć. Zarówno w sprawach formalnych, jak i prywatnych, powinniśmy zadbać o estetykę listu. Koperta, w której go wyślemy, powinna być nieużywana, a to oznacza, że nie może posiadać śladów zagięć i otarć. Estetyka listu to również czytelne dane adresowe, umieszczone w odpowiednim miejscu koperty. Jeżeli list będzie posiadał nieczytelne dane, lub nastąpi pomyłka w którymś z obowiązkowych elementów, korespondencja może dotrzeć do innej osoby lub pod inny adres, niż chcieliśmy
Przestrzeń ma znaczenie
Adresując kopertę, należy pamiętać o prawidłowym rozmieszczeniu na niej tekstu. Dane adresowe są wpisywane w prawej części koperty, zbliżając się do dolnego rogu. Nie oznacza to, że należy bezwzględnie trzymać się dolnego, prawego rogu koperty. Należy zaplanować rozmieszczenie tekstu w taki sposób, aby nie trzeba go było upychać. Dane wpisujemy w taki sposób, aby tematycznie występowały jedno pod drugim. Tworzą się nam w ten sposób trzy linijki tekstu, a jeżeli list będzie podróżował za granicę, cztery. Litery powinny być dość duże, aby ułatwić odczytanie danych. W lewym, górnym rogu koperty wpisujemy własne dane, jako nadawcy listu. Dane nadawcy powinny być nieduże. W przypadku nie dostarczenia listu do adresata, przesyłka powinna wrócić do nadawcy.
Która strona koperty jest przeznaczona do adresowania listu?
Mając przed sobą kopertę, do której włożyliśmy list, musimy odwrócić ją na tę stronę, która nie posiada elementów otwieralnych. Właściwie zaadresowana koperta występuje wtedy, gdy po odpowiedniej jej stronie znajdują się wszystkie dane odbiorcy, natomiast strona otwieralna pozostaje niezapisana. Poprawnie zaadresowany list wolny jest od ozdób, które przeszkadzają w odczytywaniu danych. List powinien być zaadresowany długopisem lub piórem o wyraźnym i stonowanym kolorze tuszu, najlepiej
- czarnym,
- granatowym,
- ewentualnie ciemno zielonym.
Pisząc jasnym odcieniem tuszu, narażamy się na odrzucenie listu przy sortowaniu. Odpowiednie zaadresowanie koperty oraz umieszczenie swoich danych sprawiają, że list jest starannie przygotowany nie tylko wewnątrz koperty. Wyjątkowa staranność listu, pisanego odręcznie z pewnością zostanie doceniona przez adresata.
Artykuł o adresowaniu listów dostarczył sklep internetowy Biurowezakupy24.pl.
